项目名称:“一带一路”机械工程学科院长/主任国际会议暨工程科技前沿论坛会务服务
项目联系方式:
项目联系人:冯老师
项目联系电话:82666089,fengjinhua1987@xjtu.edu.cn
采购单位联系方式:
采购单位: 新葡的京集团4321
联系人和联系方式:齐老师,88965750/82663920,nancy1983@xjtu.edu.cn
联系地址: 西安市长安区中国西部科技创新港高端装备研究院
一、采购项目的名称、数量、简要规格描述或项目基本概况介绍:
“一带一路”机械工程学科院长/主任国际会议暨工程科技前沿论坛会议于2024年11月15-17号在新葡的京集团4321科学馆101召开,会议规模约120人。
(一)会议前期工作:
1.设计会议logo:要求相关人员根据会议主题和风格设计一个符合视觉形象的logo。
2.布展:制定布展方案,确保会议现场的布局和装饰符合整体设计理念。
3.外宣:撰写宣传文案,并制定宣传计划,以提高会议的知名度和参与度。
4.会议宣传:设计和发布宣传材料,包括海报、宣传册及社交媒体内容,吸引更多与会者关注和参与。
5.设计网站结构:明确网站的栏目设置和功能需求,以便更好地展示会议内容。
6.制作网站:根据设计结构进行网站的开发与搭建,确保其功能正常。
7.更新网站内容:定期更新会议相关信息,如日程安排、讲者介绍等,确保参与者获取最新信息。
8.草拟中英文邀请函:根据目标受众的需求,准备中英文邀请函的初稿,以便后续修改和发送。
(二)负责与会专家(10余人)机票,食宿与接送机,交通等。
(三)会议资料制作:制定会议联络方式、会议手册、会议使用证件包括人员证件、车证、贵宾证、放行条(出门条)等、物料(桌签、导引牌)等。
(四)会场使用设备(时间均在11月15-16日):
1.视频控台(串场),V6切换台一个及监控器一个;
2.Led大屏(10 m *4m);
3.灯光,面光(两侧各四组面光灯);
4.全套线阵音响一套;
5.会议电脑两台,一台讲台,一台控台处;
6.一台摄像机(投屏)放置会场内;
7.会议现场技术保障,会议期间电脑、摄影、音响、灯光、LED屏等设施运行维护;
(五)会议现场服务:用水、茶歇(2次)
(六)会议期间宴请协调:在南洋酒店举办晚宴1次(11月16日)。
(七)其他服务要求:与展馆方对接场馆内的安保、安检、保洁工作的人员安排;及现场突发设备问题处理等服务工作;会议结束后,完成搭建拆除及卫生工作。
二、对供应商资格要求:
(一)供应商的资格要求
1. 具有独立法人资格及相关证照,具有良好信誉及合同履行能力,具有良好资金、财务状况。
2. 供应商能够自行完整应提供本采购需求项下所有服务,除采购文件明确的或经采购人书面同意以外,不得将本项目项下全部或部分服务分包或转包。
3. 供应商不得被列入失信被执行人、重大税收违法案件当事人名单、政府采购严重违法失信行为名单记录,且在西安交大采购办供应商库中无不良记录。
(二)供应商报名方式
符合本公告要求的供应商,发送邮件至nancy1983@xjtu.edu.cn报名。报名时间:2024年10月29日至2024年11月2日。报名信息须包含:供应厂商名称、法定代表人信息、委托代理人信息、联系方式(邮箱、电话)等。
三、采购文件的发布时间及地点等
预算金额:28.8万元
磋商时间:2024年11月4日14:00
获取磋商文件时间: 2024年10月29日至2024年11月3日
获取磋商文件方式:报名的供应商将通过邮件获取磋商文件
响应文件递交时间: 2024年11月4日14:00
响应文件递交地址: 西安市碑林区咸宁西路28号新葡的京集团4321新葡的京集团4321西二楼第三会议室
响应文件开启时间: 2024年11月4日14:00
响应文件开启地点: 西安市碑林区咸宁西路28号新葡的京集团4321新葡的京集团4321西二楼第三会议室